Privacy - VNOM | We get the job done

1. Inleiding
VNOM is verantwoordelijk voor de privacy van al haar kandidaten, uitzendkrachten, interne medewerkers, zelfstandigen, contactpersonen van opdrachtgevers, leveranciers en websitebezoekers en respecteert deze. Wij dragen er zorg voor dat jouw persoonlijke informatie bij ons vertrouwelijk wordt behandeld en beveiligd in overeenstemming met ons privacybeleid, zodat het vertrouwen wat je in ons stelt behouden blijft.

In dit privacy statement leggen wij graag aan je uit welke persoonlijke informatie wij van jou verzamelen en vastleggen, op welk moment en voor welke doeleinden. Ook maken wij inzichtelijk aan wie wij jouw gegevens verstrekken en door wie wij deze laten verwerken. Daarbij is er een duidelijke omschrijving van jouw rechten en plichten en waar je terecht kunt. Neem deze daarom zorgvuldig door.

2. Dit zijn wij

VNOM is onderdeel van Covebo Group en Covebo Group is op haar beurt weer onderdeel van de House of HR. VNOM werkt elke dag hard om mensen aan het werk te helpen. Wij zenden mensen uit, bemiddelen mensen en zelfstandigen naar werk, werven en selecteren en proberen iedere dag de beste service te verlenen die wij te bieden hebben aan onze kandidaten, uitzendkrachten, interne medewerkers, zelfstandigen en opdrachtgevers.

VNOM is gevestigd in Rotterdam, K.P. van der Mandelelaan, 3062 MB Nederland en geregistreerd in de kamer van koophandel onder nummer 24455296.

3. Dit doen wij

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van onze diensten. Je mag deze vrijwillig verstrekken, maar voor enkele gegevens hebben wij een contractuele en/of wettelijke verplichting om deze te verzamelen en te verwerken. We gebruiken deze gegevens om onze dienstverlening te verbeteren, zorg te dragen dat onze dienstverlening het beste aansluit op jouw wensen en verwachtingen en om te kunnen voldoen aan de verwachtingen of verplichtingen die wij hebben richting onze opdrachtgevers, leveranciers of andere derden.

4. Welke gegevens verzamelen wij van kandidaten, uitzendkrachten en interne medewerkers

Op het moment dat je bij ons terecht komt verzamelen wij vrijwel direct gegevens van jou. Dit kan zijn doordat je een bezoek brengt aan onze website, je inschrijft, contact opneemt met één van onze vestigingen of zelfs een persoonlijk bezoek brengt aan onze vestiging. Ook is het mogelijk dat wij jou kunnen vinden op publiekelijke websites waar jij je gegevens op hebt gezet en waaruit mogelijk blijkt dat je interesse zou hebben in één van onze dienstverleningen.

Bezoek website
Wanneer je één van onze websites bezoekt zullen wij direct gegevens van jou verwerken. Wij verwerken jouw IP-adres, locatie en registreren je bezoek aan de website en de route die je volgt. Dit doen wij om onze website en het gebruik daarvan te optimaliseren en verbeteren. Dit zodat alles beter aansluit op jouw verwachtingen en het gebruik vereenvoudigd. We verwerken geen persoonlijke informatie. Zie voor meer informatie ook het cookiereglement.

Inschrijving
Je kunt je op verschillende manieren bij ons inschrijven. Dit kan via één van onze websites, maar ook telefonisch of bij ons op kantoor. De directe websites waarop jij je kunt inschrijven zijn de volgende: www.vnom.nl

Naast onze eigen websites plaatsen wij ook vacatures op vacaturesites. Als je op één van onze vacatures reageert, dan zullen wij jouw gegevens ook verwerken.

Als jij je bij ons inschrijft, dan vragen wij toestemming aan jou om je gegevens te verwerken. Indien je direct op een vacature solliciteert hebben wij geen toestemming van jou nodig om jouw gegevens te verwerken voor deze specifieke sollicitatieprocedure. Dan verwerken wij deze gegevens, omdat wij een (pre)contractuele verplichting met jou aangaan.

Bij een inschrijving verwerken wij de volgende gegevens:

NAW gegevens;
Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
Geboortegegevens, leeftijd en geslacht;
Werkervaring en curriculum vitae (CV);
Foto’s en/of video’s;
Opleidingen, stages en cursussen;
Evaluatieformulieren en resultaten van eventuele testen of assessments;
Gegevens over je beschikbaarheid;
Gegevens over je mobiliteit, zoals beschikking over eigen vervoer en welke rijbewijzen je hebt;
Overige gegevens die van toegevoegde waarde zijn om te beoordelen bij welke functie of bedrijf je het beste past.

Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

Om te kunnen beoordelen of je een geschikte kandidaat zou zijn bij een openstaande vacature binnen onze organisatie of bij één van onze opdrachtgevers;
Om jou proactief te kunnen voorstellen bij één van onze opdrachtgevers of bedrijven waar jij mogelijk van toegevoegde waarde kan zijn en/of qua capaciteiten en beschikbaarheid zou passen;
Om contact met je op te nemen;
Voor het aanmaken van een digitaal dossier;
Voor het uitvoeren van een eventuele pre-employment screening;
Jou te informeren over onze dienstverlening of HR-gerelateerde zaken die mogelijk interessant zijn voor jou. Dit kan bestaan uit nieuwsbrieven, mailings met onder andere vacatures of informatie met betrekking tot arbeid. Hiervoor hebben we expliciet jouw toestemming nodig, welke je kunt vinden op de portal (opt-in).

Na inschrijving zullen wij jouw gegevens maximaal twee jaar bewaren. Na twee jaar zullen jouw persoonsgegevens worden geanonimiseerd, tenzij je opnieuw toestemming hebt gegeven of je bij ons werkzaam bent of bent geweest.

Werkzaam bij ons
Op het moment dat je voor ons gaat werken of werkt zullen wij de volgende gegevens verwerken. Deze gegevens verwerken wij om een arbeidsovereenkomst met jou te kunnen aangaan.

Aanvullende persoonsgegevens zoals nationaliteit, BSN, ID-bewijs en eventueel een tewerkstellingsvergunning;
Gegevens voor de uitvoering van een juiste salarisadministratie;
Betalingsgegevens;
Overige zaken zoals verlof- en verzuimregistraties;
Overige gegevens die van belang zijn voor de personeelsadministratie of HR-gerelateerde zaken zoals noodnummers, burgerlijke staat, gezinssamenstelling ten behoeve van pensioen;
Als het noodzakelijk is voor de functie en of bedrijf waar je gaat werken kunnen ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden, zoals een verklaring van goed gedrag of medische keuring. Als dit het geval is, dan zullen we jou daar over informeren.

Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

Om onze verplichtingen na te komen bij het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst met jou;
Een goede uitvoer van de salarisadministratie te kunnen realiseren, zoals het verwerken van jouw loonstroken, het uitvoeren van je salarisbetaling, maar ook het doen van afdrachten naar de belastingdienst, pensioenfonds en overige;
Contact met jou te onderhouden over je beschikbaarheid, het inplannen en aanbieden van werk of andere zaken die gerelateerd zijn aan werk;
Het gebruik van leaseauto’s en eventueel vergoeding van brandstofkosten of het vergoeden van reiskostenvergoeding en verwerken van eventuele boetes betreffende het verkeer te kunnen verwerken;
Beoordelingen en functioneringsgesprekken te kunnen uitvoeren en verwerken en daarmee te kijken naar ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden;
Te kunnen voorzien in relevante verzekeringen zoals onder andere verzuimverzekeringen, bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen en ongevallenverzekeringen;
Jou aanbiedingen te kunnen doen die jou een voordeel kunnen opleveren, zoals bedrijven waar wij collectiviteitsafspraken mee hebben gemaakt en jij kunt meeprofiteren van deze afspraken;
Onderzoeken te kunnen uitvoeren over de tevredenheid en/of dienstverlening van onze organisatie;
Jou goed te kunnen begeleiden bij verzuim en mogelijk te werken aan re-integratie en de opvolging daarvan;
Jou uit te kunnen nodigen voor bijeenkomsten, events of soortgelijke evenementen of borrels.

Uit dienst bij ons
Op het moment dat je bij ons uit dienst treedt, hebben wij een wettelijke verplichting om jouw gegevens 7 jaar te bewaren. Daarna zullen jouw gegevens geanonimiseerd worden.

5. Welke gegevens verzamelen wij van zelfstandigen (ZZP-ers)

Wanneer je als zelfstandige één van onze websites bezoekt zullen wij direct gegevens van jou verwerken. Voor informatie hierover verwijzen wij je naar het kopje ‘bezoek website’, waar dit is uitgelegd.

Inschrijving
Als je als zelfstandige door ons bemiddeld wilt worden, kun jij je inschrijven op onze website. Je kan ons ook telefonisch benaderen of bij ons op kantoor langskomen.

Bij een inschrijving verwerken wij, nadat jij hiervoor toestemming hebt gegeven, de volgende gegevens:

NAW gegevens;
Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
Geboortegegevens;
Vakgebied(en) en indicatie uurtarief;
Gegevens over je mobiliteit, zoals beschikking over eigen vervoer en welke rijbewijzen je hebt;
Of je in bezit bent van een geldig VCA en in het bezit bent van eigen gereedschap.

Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

Om te kunnen beoordelen of er een passende opdracht is bij één van onze opdrachtgevers;
Om jou proactief te kunnen bemiddelen bij één van onze opdrachtgevers of bedrijven waar jij mogelijk als zelfstandige van toegevoegde waarde kan zijn;
Contact met jou te onderhouden over je beschikbaarheid, het aanbieden van een opdracht en andere gerelateerde zaken;
Jou te informeren over onze dienstverlening of andere zaken die mogelijk interessant zijn voor jou. Dit kan bestaan uit nieuwsbrieven of informatie met betrekking tot arbeid. Hiervoor hebben we expliciet jouw toestemming nodig, welke je kunt vinden op de portal (opt-in).

Bemiddeld via ons
Op het moment dat wij je bemiddelen naar één van onze opdrachtgevers zullen wij de volgende gegevens verwerken. Deze gegevens verwerken wij om een (tussen) overeenkomst van opdracht met jou te kunnen aangaan:

Aanvullende persoonsgegevens zoals nationaliteit, documentnummer en geldigheid van het ID-bewijs/paspoort en eventueel een A1 verklaring;
Zakelijke gegevens zoals Kamer van Koophandel registratie, BTW-nummer, betalingsgegevens en overige gegevens die van belang zijn bij het uitvoeren van de overeenkomst.

Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

Om onze verplichtingen na te komen bij het uitvoeren van een (tussen) overeenkomst van opdracht;
Om een goede uitvoer van de administratie te kunnen realiseren, zoals het verwerken en betalen van jouw facturen.

Geen opdracht meer via ons
Op het moment dat je opdracht via ons eindigt, hebben wij een wettelijke verplichting om jouw gegevens 7 jaar te bewaren. Daarna zullen jouw gegevens worden geanonimiseerd.

Welke gegevens verzamelen wij van klanten, opdrachtgevers of andere zakelijke relaties Indien je ons contactpersoon bent van klanten, opdrachtgevers of andere zakelijke relaties, dan verwerken wij de volgende gegevens van jou:

Naam;
Contactgegevens, zoals e-mail en/of telefoonnummer (bij voorkeur zakelijke gegevens);
Zakelijke gegevens zoals Kamer van Koophandel registratie, BTW-nummer, betalingsgegevens en overige gegevens die van belang zijn bij het uitvoeren van de overeenkomst.

Deze gegevens gebruiken wij voor de volgende doeleinden:

Om onze verplichtingen na te komen bij het uitvoeren van de overeenkomst;
Om jou te kunnen matchen bij het zoeken naar kandidaten bij een openstaande vacature (matching), welke zo goed mogelijk aansluit bij jou verwachtingen, eisen en capaciteiten.

Geen samenwerking meer met ons
Op het moment dat de samenwerking met ons eindigt, zullen wij jouw gegevens twee jaar bewaren voor nazorg en de afwikkeling van contractuele verplichtingen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om jouw gegevens langer te bewaren.

6. Aan wie verstrekken we jouw gegevens

Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw gegevens om. Om jou onze dienstverlening te kunnen bieden zullen wij jouw gegevens inzichtelijk maken voor onze werknemers. Wij verzekeren jou ervan dat alleen die werknemers inzicht hebben in jouw gegevens als dit voor hun werkzaamheden van belang is en tegelijk ook voor het aanbieden van onze dienstverlening naar jou of het nakomen van een overeenkomst.

Bij het verstrekken van gegevens over jou aan derden zullen we deze zoveel mogelijk beperken tot het minimale of wettelijke verplichte.

Bij het bemiddelen naar werk zullen wij jouw gegevens delen met relevante opdrachtgevers en/of bedrijven waarvan wij denken dat jij van toegevoegde waarde bent.

Als je werkzaam bent voor onze organisatie of in opdracht van ons bij één van onze opdrachtgevers werkt, dan hebben wij wettelijke verplichtingen bij het nakomen van de overeenkomst en het uitvoeren van de salarisadministratie. Wij zullen daarom jouw gegevens verstrekken aan de volgende organisaties of overheden: belastingdienst, pensioenfondsen, onze softwarepartners en indien van toepassing beslagleggers.

In geval van verzuim en de begeleiding daarvan zal een arbodienst ingeschakeld worden en indien van toepassing ook een Arboarts. Gezien de wettelijke verplichting van opvolging en begeleiding zullen wij jouw gegevens verstrekken welke relevant zijn voor deze opvolging en begeleiding. Indien noodzakelijk zullen wij ook jouw gegevens doorsturen naar het UWV, bijvoorbeeld wanneer je tijdens verzuim uit dienst gaat.

Om aan onze verplichtingen als organisatie te voldoen en onze kwaliteit als organisatie te kunnen bewaken en garanderen laten wij regelmatig controles uitvoeren door geaccrediteerde auditinstellingen en accountants. Ten behoeve van deze controles zullen ook jouw gegevens worden verstrekt, maar uitsluitend als doel om onze kwaliteit te waarborgen en ons bedrijfsvoering op een hoog niveau te houden.

Indien je afkomstig bent uit het buitenland en wij voor jou overige diensten aanbieden en verzorgen, dan zullen wij jouw gegevens ook aan derden verstrekken. Dit uitsluitend voor de diensten die wij jou aanvullend aanbieden en waar jij ons expliciet akkoord voor geeft. Hierbij valt te denken aan het verzorgen van huisvesting, verzekeringen en vervoersmiddelen.

Voor persoonlijke ontwikkeling in de vorm van persoonlijke begeleiding, cursussen en/of opleidingen zullen wij jouw gegevens verstrekken aan opleidingsinstanties en bedrijven die zich namens ons bezig houden met jouw ontwikkeling en opleiding.

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt in Nederland of een ander land in de Europese Unie (EU). Doorgifte buiten de EU wordt zo veel mogelijk beperkt. Indien dit wel het geval is, gebeurt dit enkel naar landen die een vergelijkbaar beschermingsniveau als de EU kennen.

Tot slot kan het voorkomen dat wij jouw gegevens in zeldzame gevallen moeten vrijgeven. Dit door het ontvangen van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- en regelgeving. Wij zullen ons best doen om jou daar op tijd over te informeren, tenzij wij daar door wettelijke redenen niet toe over kunnen gaan.

7. Beveiliging en vertrouwen

Jouw gegevens zullen niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan zoals aangegeven in deze privacy statement. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die zijn ingevoerd op zowel organisatorisch als technisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of kennisgeving aan derden van jouw persoonsgegevens te voorkomen. In geen enkel geval kunnen wij aansprakelijk worden gesteld voor de verwerking van persoonsgegevens door een derde. Als wij jouw gegevens doorgeven aan een derde, dan zullen wij ervoor zorgdragen dat zij aan dezelfde regels gebonden zijn.

8. Welke rechten heb je
Naast de verwerking van de persoonsgegevens heb je ook enkele rechten als persoon.

Recht op inzage en correctie
Op elk moment mag je jouw gegevens inzien en indien nodig corrigeren. De voornaamste gegevens kan je via jouw portal inzien en ook wijzigen.

Verbetering, verwijdering en beperking
Het staat je volledig vrij om alles te delen wat je wilt. Daarbij heb je natuurlijk ook het recht om juist bepaalde gegevens niet te verstrekken of ons te verzoeken om gegevens van jou te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Als je gegevens wilt laten verwijderen, dan kan dat wel gevolgen hebben voor de diensten die wij jou kunnen leveren. Mogelijk vallen hierdoor enkele diensten weg. Daarnaast is het verzoek tot verwijderen alleen mogelijk als wij geen wettelijke verplichting hebben tot het bewaren van deze gegevens. Wel kunnen wij de toegang tot jouw gegevens beperken voor onze werknemers en derden.

Recht van verzet
Je kunt ons altijd verzoeken om gegevens niet te verwerken in verband met een ernstige en legitieme reden. Afhankelijk of er een wettelijke grond is voor de verwerking zullen wij jouw verzet afwegen en wanneer mogelijk uitvoeren. Als je je wilt verzetten voor direct marketing, dan is daar geen reden voor nodig en kan je dat op ieder moment uitvoeren.

Recht van gegevensoverdracht
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou hebben verwerkt op te vragen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm en/of vervolgens aan een andere verantwoordelijke over te dragen.

Recht van intrekking van goedkeuring
Je kunt alle verwerkingen die zijn gedaan op basis van de door jouw voorafgaand afgegeven toestemming ieder moment intrekken. Houd er wel rekening mee dat in sommige gevallen dit van invloed is op de dienstverlening die wij jou kunnen bieden. Indien je jouw toestemming intrekt, heeft dit geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van jouw toestemming vóór de intrekking hiervan.

9. Ontevreden over de wijze waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens

Als je ontevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met jouw gegevens dan vernemen wij dit graag. Mochten wij er samen niet uitkomen, dan kan je een klacht indienen bij onze nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen voor jou hebben. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld één van onze medewerkers) tussen zit.

11. Wijziging privacy statement

We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Op onze website staat de actuele versie. Indien er belangrijke wijzigingen zijn in dit privacy statement zullen wij dit duidelijk vermelden op de website en onze medewerkers informeren via het portal. We bevelen je aan om onze website in de gaten te houden en het privacy statement regelmatig in te zien, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

12. Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen en/of klachten over het privacy statement, of het uitvoeren van één van jouw rechten kan je altijd bij ons terecht. Je kunt uiteraard terecht bij jouw contactpersoon binnen de onderneming. Daarnaast kan je ook contact met ons opnemen via e-mail: mailprivacy@covebo.nl of per post: Ambachtsstraat 13, 3861RH te Nijkerk onder vermelding van Privacy Statement.

Covebo Group
De groep bestaat uit meerdere ondernemingen, zowel in Nederland als in het buitenland.

Holding